ใช้แป้นลูกศรขึ้น/ลงเพื่อเพิ่มหรือลดระดับเสียงดาวน์โหลดเสียงในไม่ช้า ร้านค้าเทคโนโลยีสำหรับเอเจนซีจะมีวิธีใหม่ในการวัดผลและสื่อสารว่าพวกเขาใช้จ่ายไปกับไอทีมากน้อยเพียงใดRichard McKinney, CIO แผนกการขนส่งและหนึ่งในผู้เข้าร่วมสภากล่าวว่าสภาการจัดการธุรกิจเทคโนโลยี (TBM) นำโดย เจ้าหน้าที่สารสนเทศระดับสูงทั้งภาครัฐและเอกชน กำลังสรุปการจัดอนุกรมวิธานต้นทุนด้านไอที คณะทำงานสี่กลุ่มกำลังปรับแต่งระบบการรายงานให้เหมาะกับกระบวนการกำกับดูแลของรัฐบาลกลางในขณะนี้
กรอบการทำงานเป็นส่วนหนึ่งของรายงานที่กว้างขึ้นจากคณะกรรมาธิการ
ด้านโอกาสด้านต้นทุนด้านไอที กลยุทธ์ และความโปร่งใส (IT COST) ซึ่ง McKinney กล่าวว่าควรจะเผยแพร่ในเดือนมีนาคมหรือเมษายน
กรอบงานใหม่ควรนำการคาดเดาออกจากกระบวนการตัดสินใจด้านไอที ซึ่ง McKinney กล่าวว่ามักทำให้ยากขึ้นเพราะเขาและ CIO คนอื่นๆ ขาดข้อมูลที่ดีเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายด้านไอที
ข้อมูลการแลกเปลี่ยนอุตสาหกรรมของ Federal News Network: คุณใช้ประโยชน์จากข้อมูลอย่างเต็มที่เพื่อขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงในหน่วยงานของคุณหรือไม่? เข้าร่วมกับเราในวันที่ 8 พฤษภาคมเพื่อค้นพบเทคนิคและเทคโนโลยีล่าสุดที่จะช่วยให้ทำเช่นนั้นได้
ข้อมูลที่ดีกว่าจะช่วยให้ซีไอโอพิสูจน์ให้ผู้นำหน่วยงานเห็นคุณค่าของการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ เช่น การย้ายไปยังผู้ให้บริการแบบบริการร่วมหรือผู้ให้บริการระบบคลาวด์ได้ดีขึ้น แมคคินนีย์กล่าว
“นั่นเป็นสิ่งที่น่าผิดหวังที่สุดในการพยายามสร้างสภาพแวดล้อมบริการที่ใช้ร่วมกัน: ความสามารถในการโต้แย้งทางธุรกิจโดยที่คุณรู้สึกมั่นใจจริงๆ ว่าคุณค่าที่คุณนำเสนอนั้นเป็นของจริง และคุณสามารถสำรองข้อมูลได้” เขากล่าวระหว่าง กล่าวสุนทรพจน์ที่ BMC Exchange Federal ในกรุงวอชิงตันเมื่อวันที่ 2 ก.พ. “ฉันได้ย้ายบริการที่ใช้ร่วมกันจำนวนมากใน DoT แต่ส่วนใหญ่มาจากสัญชาตญาณของสัญชาตญาณ”
กรอบงานของสภาแบ่งค่าใช้จ่ายด้านไอทีออกเป็นกลุ่มเฉพาะ:
แรงงาน ฮาร์ดแวร์/ซอฟต์แวร์ บริการภายนอก สิ่งอำนวยความสะดวก และโทรคมนาคม ดังตัวอย่าง ซีไอโอสามารถกำหนดรายการให้เป็น “หอไอที” ที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นได้ ซึ่งช่วยให้ผู้นำหน่วยงานเห็นได้อย่างชัดเจนว่าโครงการใดสนับสนุนเงินด้านไอทีของพวกเขา และจำนวนเงินที่พวกเขาใช้ไปกับอีเมลหรือการรับส่งข้อความในวงกว้างมากขึ้น
McKinney กล่าวว่า Office of Management and Budget พอใจกับกรอบการรายงานต้นทุนจนถึงตอนนี้ และแสดงความสนใจที่จะนำไปใช้กับทุกหน่วยงาน
“หาก [จาก] รัฐบาลทั้งหมดสามารถนำสิ่งนี้ไปใช้ได้ เราก็สามารถเปรียบเทียบระหว่างหน่วยงานและองค์กรต่างๆ ได้อย่างมีความหมาย และพูดว่า ‘องค์กรหนึ่งเรียกเก็บเงิน X สำหรับบริการหนึ่ง และอีกองค์กรหนึ่งสามารถดำเนินการแทน Y ได้’” เขากล่าว “บางทีนั่นอาจช่วยผลักดันโอกาสในการบริการที่ใช้ร่วมกัน ไม่ใช่แค่ภายในหน่วยงานเท่านั้น”
โอกาสเหล่านี้กำลังช่วยให้หน่วยงานต่างๆ เช่น Federal Communications Commission กำจัดระบบเก่าที่ล้าสมัยและหันไปใช้โซลูชั่นที่คุ้มค่ากว่า
เมื่อ David Bray เข้ารับตำแหน่ง CIO ที่ FCC เป็นครั้งแรกในปี 2013 งบประมาณด้านไอทีของหน่วยงาน 85 เปอร์เซ็นต์ไปที่การดำเนินงานและการบำรุงรักษาระบบเดิม สองปีต่อมา FCC ใช้งบประมาณด้านไอทีน้อยกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ไปกับ O&M
ตอนนี้ เงินพิเศษเหล่านั้นกำลังเข้าสู่โซลูชันคลาวด์คอมพิวติ้งซึ่งเบรย์กล่าวว่ากำลังช่วยให้เขามีเวลาและเงินมากขึ้นในการทำสิ่งอื่นๆ
“จริง ๆ แล้ว เราสามารถแสดงให้เห็นว่าเราสามารถทำบางอย่างได้ในราคาหนึ่งในหก แต่ที่สำคัญกว่านั้นคือในเวลาน้อยกว่าครึ่ง และในบางกรณี อาจทำได้หนึ่งในสามหรือแม้แต่หนึ่งในสี่ของเวลา ถ้าเราทำในสถานที่” เขากล่าว “เรามีเคสหนึ่งที่ในอดีตมีมูลค่า 3.2 ล้านดอลลาร์ และประมาณการว่าน่าจะใช้เวลาอีก 18-24 เดือนในการอัปเดต เราทำมันด้วยเงินรวมน้อยกว่า 450,000 ดอลลาร์ รวมเวลาของผู้รับเหมา และเราทำได้ภายในเวลาไม่ถึงหกเดือน”
McKinney กล่าวว่าหน่วยงานของเขายังคงอยู่ในเรือลำเดียวกัน เกือบร้อยละ 85 ของค่าใช้จ่ายด้านไอทีของ DoT นำไปใช้กับการดำเนินงานและการบำรุงรักษา ซึ่งสะท้อนถึงแนวโน้มทั่วทั้งภาครัฐที่ยังคงดำเนินไปอย่างดีในปี 2558
“นั่นคือถนนที่ไม่มีที่ไหนเลย” แมคคินนีย์กล่าว “ฉันต้องหาวิธีในการพยายามหาวิธีลด O&M ของฉันลง เพื่อที่ฉันจะได้นำเงินจำนวนนี้ไปใช้ใหม่สำหรับการปรับปรุงให้ทันสมัย เพื่อทดแทนสิ่งเดิม”
